退職証明書とは？入手方法やもらえない場合の解決策まで解説

転職する際、会社によっては退職証明書という書類の提出を求められる場合があります。

初めて聞く人のために、この記事では退職証明書について解説していきます。

退職証明書とは？という基本的な疑問から、その入手方法やもらえない場合の解決策までお教えします。

退職証明書とは

そもそも退職証明書とは、会社があなたの退職を証明する書類です。

あなたが退職した企業が発行する書類であり、書き方や書式など決まった形式はありませんが、記載内容は在籍時のあなたに関する以下の項目を記載するようになっています。

• 退職年月日
• 使用期間
• 業務の種類
• その事業における地位
• 賃金
• 退職の事由(退職の事由が解雇の場合にあっては、その理由を含む。)

退職証明書の主な役割は？

退職証明書は主に転職先の企業があなたの在籍・退職・経歴を確認するために使用されます。

あなたが本当にその会社に在籍・退職したことを確認することに加え、転職時に提出した履歴書や職務経歴書、面接で聞いた内容が事実であるかのチェックにも利用されます。

ただ退職証明書を提出させる企業は全体からすると極わずかです。比較的、経歴チェックをすることが多い金融系や外資系で提出を求められる場合があります。

また近年では報酬の高い求人、重要なポストの採用、特別に高度な職務内容が求められる求人などで退職証明書が求められる場合があります。

その他、失業手当を受給する際に必要な離職票という書類の代わりに使われる場合や国民健康保険や国民年金の手続き時に使用される場合もあります。

退職証明書と離職票の違い

退職証明書は離職票と同じものですか？と質問される転職者もいますが、この2つの書類は別物です。

離職票とは主に雇用保険に含まれる失業手当を受給する際に必要になる書類です。

離職票も退職者が会社に発行依頼をして入手する書類ですが、厳密には会社からハローワークに発行依頼をして、それを退職者に交付しています。

そのため会社が作成・発行する退職証明書と違い、離職票は公文書なのです。

どこで発行してもらえる？

退職証明書は、あなたが退職した会社に発行してもらう必要があります。

退職が決まった時点で会社から必要か聞かれる場合もありますが、基本はこちらから発行依頼をしないともらえないと思っておいてください。

ちなみに労働基準法で以下のように定められているため、会社側は発行を拒否することはできません。

退職時等の証明
労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあっては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。

労働基準法第22条第1項

ちなみに、会社の発行義務はあなたが退職してから2年間なので、2年より前に退職した会社に発行依頼をしても拒否されることもあります。

例えばあなたが2年以内に3社の会社に在籍していた場合、転職先の企業によっては2年以内の3社分の退職証明書を求めてくる場合もあります。

それは退職証明書を求めてくる企業はこの2年縛りを知っているからなのです。

退職証明書の入手方法

退職証明書は会社に依頼して作成・発行される書類だと言いましたが、具体的にはどうやって入手すればよいか解説します。

社内に人事・総務・労務といった部署があるなら、その部署に退職証明書を発行して下さいと伝えれば良いです。その際に、記載項目を聞かれる場合可能性があります。

労働基準法第22条には「労働者の請求しない事項を記入してはならない。」と明示されており、これはつまり、退職者が希望した項目を記載して下さいということです。

ただ先に示した条文にもあるように、基本的な次の6項目を記載して下さいと伝えましょう。

• 退職年月日
• 使用期間
• 業務の種類
• 事業における地位
• 賃金
• 退職の事由

退職証明書を求めてくる企業は、上記の6項目を全て知りたいからです。

退職前に人事や総務に退職証明書の作成・発行を依頼するメール例を記載しますので、ぜひ活用してください。

件名：退職証明書の発行依頼 転職まなぶ

退職証明書がもらえない場合は？

さて次のような場合に退職証明書がもらえない場合もあります。

• 退職した会社が倒産している
• 2年以上経過しており発行拒否された
• まだ退職前のため発行出来ないと言われた

倒産していた場合や2年以上経過していて発行拒否をされた場合は、提出を求めた企業に正直に伝えれば良いです。

まだ退職をしておらず在籍時に退職証明書の発行依頼をした場合、発行できないと言われるパターンがあります。

その際には転職先企業に、退職後発行になる旨を伝えて提出は退職後や入社後になっても良いか確認をとってみましょう。

場合によっては「退職見込証明書」や「退職予定証明書」という名称で作成・発行が可能かを人事や総務に聞いてください。
もちろん提出を求められた転職先企業にもそれで良いかの確認はとっておきましょう。

退職証明書を求めてくる企業の中には、在籍確認や退職理由がわかれば良いという企業もあります。
その場合は、先に解説した離職票のコピーを提出することで対応してくれる企業もあるので確認してみましょう。

最後に、依頼してから退職証明書はいつ頃もらえるかについてですが、郵送の場合は2週間程度みておくと良いでしょう。

退職証明書まとめ

退職証明書について解説してきました。最後に内容をまとめます。

• 退職証明書は退職する会社に発行してもらう
• 退職日や退職の事由など記載する一般的な項目がある
• 在籍・退職・経歴のチェックに転職先企業が使う
• 2年以上前になると発行拒否される可能性もある
• 在籍中なら退職予定証明書などと名称を変える場合もある