転職の内定辞退に使えるメール例文と会話例をご紹介！

転職における内定辞退の連絡は、誰しも伝えづらいものです。
「気まずい・・」、「怒られるかも・・」、「どのような文面にすれば良いのだろう？」など、どうしても連絡に勇気がいります。

この記事では「電話でなくメールで内定辞退を伝えてよいのか？」といった疑問から、内定辞退メールの例文、内定辞退を伝える電話の会話例まで、そのポイントを含めて解説します。

転職の内定辞退はいつ、どのように伝えるべきか？

転職における内定辞退は、内定通知から遅くとも1週間以内には伝えるべきです。

企業側は内定通知を出した時点で、採用活動を一旦ストップしています。あなたが内定承諾か内定辞退かの返事をしないかぎり企業だけでなく、選考中の転職者にも迷惑がかかってしまいます。

一般的には遅くとも1週間以内には返事をすべきですが、内定辞退をするなら、出来る限り早く伝えましょう。

内定辞退は電話とメールどちらにすべき？

転職活動において、内定辞退の連絡は電話とメールどちらが良いのでしょうか？
採用に長年関わってきた私の意見としては、下記のように考えています。

内定辞退の連絡は電話が好ましいが、悩んで時間をかけるくらいならメールで迅速に伝えるべき！

電話で伝える理由は以下の2つです。

• 迅速に内定辞退の意思を伝えるため
• 企業に対して礼儀を尽くすため

重要なのは、スピード感です。前述したとおり、企業は採用活動を停止している状態です。そのため内定辞退を迅速で確実に伝えるためには電話が最適なのです。

礼儀を尽くすことについては、やはりメールよりも電話で直接伝えるほうが丁寧だからです。あなたのために費用も時間もかけているわけですから、社会人として礼儀を尽くすことはマナーです。

ただ近年の転職シーンにおいては、以下のような理由からメールで内定辞退を伝える転職者も多いです。

• 企業からの内定通知がメールだった場合
• メールは辞退理由含め文面として残る優位性がある
• 電話がつながらない事も多いためメールの方が早い
• メールは精神的ハードルが低く連絡率が高い

企業側としては、電話で内定辞退を伝えるのは精神的ハードルが高いとよく理解しています。そのため、何も連絡されずに内定辞退されるくらいなら、メールで素早く教えて欲しいというのが本音なのです。

特に若手の担当者は忙しく離席も多いため、時間を拘束される電話よりも返信時間を自分で決められるメールが好ましいと言う意見もあります。

内定辞退の理由は何と言えばよい？

電話とメール、どちらで伝えるにしても、内定辞退の理由をどのように伝えれば良いかも転職者が悩むポイントです。
結論は以下です。

内定辞退の理由は詳しく言う必要はない！「検討した結果」、「熟慮を重ねた結果」でOK

内定辞退の理由を詳細に伝える必要はありません。ただ採用担当も内定辞退される率を少しでも下げたいため、その理由を知りたいです。

もし突っ込んで聞かれた時のために、次のような理由も用意しておきましょう。

他の企業に内定をいただき、そちらの会社に入社することに決めました。

自分のキャリアや経験を鑑み、今回は内定を辞退させていただきます。

もし本当の理由が「ブラック企業との評判を聞いた」、「面接官である営業マネージャーの印象が悪かった」、「待遇が悪い・給与が安い」などの理由だとして、そのまま伝えると失礼になります。

他の企業に内定が出た、キャリアパスに合わないなどは内定辞退の理由として一般的なので、突っ込んで聞かれた場合は、そのように答えれば良いでしょう。

内定辞退をメールで伝える【メール例文＋ポイント】

では実際に内定辞退に使えるメール例文をもとに、そのポイントを解説していきます。

件名：内定辞退のお詫び　転職まなぶ

ポイントとしては以下です。

• 件名には内定辞退と氏名を入れる
• 内定へのお礼と辞退への謝罪を記載する
• 内定辞退の理由は伝える
• メール連絡での非礼をわびる

多くのメールに埋もれないように、件名には内定辞退と氏名を入れましょう。

まずは内定をいただいたことに対する感謝を入れ、時間をかけて選考していただいたにも関わらず辞退になったことを伝えましょう。企業に対して、ここで礼儀を尽くします。

精神的ハードルが低いメールを選択しているので、せめて内定辞退の理由は伝えましょう。企業側にとっては以降の内定辞退を防ぐ判断材料になるため、知りたいからです。

加えてメール連絡での非礼をわびるために、「またメールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。」などの表現を入れましょう。

内定辞退を電話で伝える【会話例＋ポイント】

次に電話で内定辞退を伝えるための会話例を見てみましょう。採用担当者に電話を代わってもらった時点からの会話例を掲載します。

電話にて内定辞退を伝える際のポイントは以下です。

• 焦らずゆっくり話す
• 不自然でも自分の言葉で話す
• 内定辞退の理由は用意しておく

大前提として、電話はメールと違い人と人とのコミュニケーションです。

メール例文の内容をそのまま読むと不自然な印象をあたえます。

内定の感謝、辞退の謝罪、辞退理由、選考してもらったことへの感謝と謝罪といった伝える内容を外さなければ、多少不自然でも自分の言葉で伝えたほうが誠意が伝わります。

内定辞退という引け目から、どうしても早口になりがちなので、落ち着いてゆっくりと話しましょう。

電話ですと、辞退の理由を突っ込まれる場合があります。簡単でよいので、内定辞退の理由を用意しておきましょう。

転職エージェントに送る内定辞退メール

転職エージェントを利用している場合は、必ず内定辞退はまずエージェントに相談しましょう。それでは転職エージェントに送る内定辞退のメールを見てみましょう。

件名：内定辞退のご連絡 転職まなぶ

転職エージェントへ送る内定辞退メールのポイントは下記です。

• 辞退すると明確に伝える
• 正直な理由を伝える
• 相談したいと伝える

転職エージェントは、あなたのキャリア観をふまえて求人を提案し、あなたはそれを踏まえて応募しています。

面接後などに辞退することはわかりますが、内定後に辞退するのは決断が遅いと思われてしまいます。次回からエージェントが求人の紹介に慎重になってしまう可能性もあります。

そのため辞退するという明確な一文を記載し、合わせて正直な理由を伝えましょう。その上で、一度キャリアカウンセラーであるエージェントの意見も聞きたいというスタンスでいましょう。

転職エージェントと良好な関係を築きつつも、以降ではよりマッチング度合いの高い企業を紹介してもらえる可能性が高まります。

転職における内定辞退メールのまとめ

転職における内定辞退メールについて解説してきました。最後に内容をまとめます。

• 内定辞退は1週間以内に返事をすべき
• 連絡は電話が好ましいがメールでもOK!
• 辞退理由は「検討した結果」で良い
• 他社での内定といった理由を用意しておく
• メールは件名と理由の記載を工夫する
• 電話は不自然でも自分の言葉でゆっくり話す
• 転職エージェントには正直な理由&相談ベース