転職での面接日当日のドタキャンに使える会話例＆メール例文

何かしらの理由で、当日に面接に行けなくなった！焦ってしまうと思いますが、落ち着いて対処すれば大丈夫です。

この記事では転職面接の当日にドタキャンすることになった人のために、注意するポイントを実際の会話例やメール例文をもとに解説します。

急ぎで今すぐ企業へ連絡するためすぐに会話例を知りたい方は、次の目次欄の「面接当日ドタキャンの会話例」をクリックorタッチすれば該当部分へすぐに移動できます。

転職者の約8%が面接当日のドタキャンをしている！

面接日の当日にドタキャンなんて絶対にやばい！

あなたはそう思っているかもしれませんが、当日ドタキャンをする転職者は意外と多いです。
エン・ジャパン株式会社が企業196社と転職希望者4789名に対しておこなった調査よると、約92%の企業で面接を辞退があり、転職者で面接辞退経験者は約54%、そのうち面接日当日に辞退を決めたのは約14%でした。

つまり転職希望者の約8%が面接日の当日にドタキャンを決めているのです！

【参考リンク】
面接前の辞退、ドタキャン、すっぽかしを防げ！『面接ドタキャン撲滅大作戦』

思っている以上に面接の当日にドタキャンする転職者は多いうえに、企業も面接辞退は当たり前に経験しているということです。

私が人材採用のコンサルティングをしている企業の採用担当者や経営者に転職面接の当日ドタキャンについて話を聞いたところ、次のような声がありました。

大手機械メーカー人事

多くの転職者の書類選考や面接を行っていると面接辞退や内定辞退は普通にあります。当日のドタキャンも特に気にしないで事務的に対応しています。

IT企業経営者

実際の仕事でもアポイントの急なキャンセルはありますし仕方ないことでしょう。ただ連絡しないで当日面接に来ないのは社会人として失格だと思いますね。

中堅食品メーカー採用担当

ドタキャンの理由よりも電話対応によって印象は変わりますね。落ち着いて次回の日程調整までスマートにできる転職者は普段の仕事ぶりにも期待できます。

実際の意見にもありますが、当日連絡もせずにドタキャンは社会人として失格なので絶対にやめるべきです。

それ以外には電話対応によって印象が違うというのも見逃せないポイントです。以降では具体的な面接日当日のドタキャンについて注意点や電話口での会話例、メール例文を解説します。

電話口で伝える5つの内容

まず忘れてならないのは、面接当日のキャンセルは必ず電話で伝えることです。当日のドタキャンをメールのみですますのは失礼だと思ってください。

伝える内容は次の5点です。

名前
面接開始時間
キャンセル理由
謝罪
次回面接日の相談

まずはあなたの名前と面接開始時間を伝えてください。多くの転職者と面接している面接官だと、名前だけでは当日何時から面接する転職者かなのかがすぐにわからないからです。

次にキャンセル理由と謝罪です、本心は別にしても担当者に伝えるキャンセル理由で最も多いのは「体調不良」と「急な仕事」です。謝罪は会話の流れに沿って伝える感じになるでしょう。

最も重要なのは、次回の面接日の相談です。これを伝えないと、当日ドタキャンは伝わりますがそれ以降の企業選考が終わってしまうからです。

面接当日ドタキャンの会話例

それでは当日ドタキャンの会話例を転職者と採用担当者との会話形式で見てみましょう。

まなぶ

お世話になっております、転職まなぶと申します。中途採用面接について採用担当の▲▲様はいらっしゃいますか？

はい、▲▲ですね。少々お待ち下さい。

電話受付

はい、お電話代わりました、採用担当の▲▲です。

採用担当者

まなぶ

お忙しいところ申し訳ありません。本日11時から中途採用面接のお時間をいただいております◯◯と申します。
大変申し訳ありませんが、体調を崩してしまい本日の面接にお伺いすることが難しいためご連絡をいたしました。
誠に申し訳ありませんが、面接日時を変更していただくことは可能でしょうか？

それは大変ですね。わかりました面接日時の変更ですね？大丈夫ですよ。

採用担当者

まなぶ

ありがとうございます、それでは私から後ほどメールにてご連絡しても宜しいでしょうか？

わかりました、それでは本日11時からの面接はキャンセルということでまたメールにてご連絡お待ちしております。それでは、どうかお大事になさってください。

採用担当者

まなぶ

はい、ありがとうございます。当日のご連絡となり誠に申し訳ありませんでした、それでは失礼いたします。

どうでしょうか？思ったよりも簡単だと思ったのではないでしょうか。

ポイントとしては、「大変申し訳ありません」、「誠に申し訳ありません」と謝罪の言葉をはさみながらも端的に用件を伝えます。

当日のドタキャンにて引け目を感じるとは思いますが、謝罪とはいえコミュニケーションです。一方的に話さずに、ひと言ひと言を短く伝え、相手に発言する間をあたえましょう。

電話口の採用担当や面接官は、体調不良や急な用件だとわかればそれ以上は追求しません。

担当者が不在での会話例とメール

次に担当者が不在のパターンです。この場合は、まずは電話口の方に伝言をことづけ、すぐに謝罪のメールを送りましょう。

当日のスケジュール変更においては、相手方に一刻も早く知らせることが重要です。担当者が不在だからと伝言無しで何度も電話をするのでなく、取り急ぎ伝言をお願いしましょう。

加えて窓口に出た方に担当者の戻り時間も聞いておいて、後ほど電話をかけましょう。

それでは会話文とメール例文を見てみましょう。

まなぶ

お世話になっております、転職まなぶと申します。中途採用面接について人事部採用グループの▲▲様はいらっしゃいますか？

申し訳ありません、ただいま▲▲は離席しております。

電話受付

まなぶ

わかりました、それではご伝言をお願いできますでしょうか？

はい、わかりました。どのようなご伝言でしょうか？

電話受付

まなぶ

本日の11時から中途採用面接をしていただく予定だったのですが、急な体調不良で本日面接にお伺いすることできなくなったため、その旨▲▲様へお伝えいただければと思います。
わたくしから再度メールとあわせてお電話もさせていただきますが、取り急ぎご伝言のほどお願いいたします。

かしこまりました。、転職まなぶ様から体調不良のため本日11時からの面接にお越しになれない旨▲▲に申し伝えておきます。

電話受付

まなぶ

ありがとうございます、再度お電話にてご連絡差し上げたいと思うのですが、▲▲様は何時頃お戻りになられますか？

10時頃には戻ってくると思いますので、その頃お電話いただければ▲▲も在席していると思います。

電話受付

まなぶ

わかりました、それではまたその時間にお電話させていただきます。お忙しいところ申し訳ありませんが、よろしくお伝えください。

電話での会話例は以上ですが、この電話の後に次のメール例文を担当者に送っておきましょう。

件名：本日11時の面接日程変更のお願い（転職まなぶ）

株式会社◯◯
人事部採用グループ ▲▲様

大変お世話になっております。
本日11時から中途採用面接のお時間をいただいております転職まなぶと申します。

急な体調不良のため本日11時からの面接にお伺いすることが難しいためご連絡をいたしました。
直接謝罪させていただきたく先ほどお電話したところ、ご不在でしたので対応いただいたXX様に、本日お伺い出来ない旨、ご伝言をお願いしております。

後ほど改めてお電話いたしますが、取り急ぎメールにて失礼いたします。
誠に申し訳ありませんでした。

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氏名：転職まなぶ
メールアドレス：xxx@gmail.com
電話番号：080-xxxx-xxxx
〒●●●-●●●●
東京都世田谷区●●1丁目11-1 セントラルコート205号室
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転職エージェントを通じて応募した場合

さて転職サイトや直接応募の場合は、先に解説した内容で問題ありません。

ただし転職エージェントを通じて企業に応募した場合は、必ず転職エージェントに伝えてください。間違って直接企業に問い合わせをしてはいけません。

転職エージェントへの電話での会話例も見てみましょう。

まなぶ

お世話になっております、転職まなぶです。
本日急な体調不良で◯◯株式会社様への面接に行くことが出来なくなってしまいました。
××様(担当エージェント名)にもご迷惑おかけして申し訳ありませんが、本日11時からの面接をキャンセルしていただけるように先方にお伝えください。
もし引き続き面接選考を受けられるなら、後ほど日程調整をしますので、その旨も対応可能か聞いていただけると助かります

了解しました、それでは採用担当の◯◯様には私から伝えておきます。恐らく日程調整も可能だと思います。
その場合は、また候補日をメールにてお知らせしますね。
それではお身体、お大事になさってください。

転職エージェント