転職面接を辞退する方法【メール例文+電話の会話例】

応募後に自分に合ってなさそう、他に内定がでた等の理由で面接を辞退する転職者は多いです。しかし、断りの連絡をするのは、なかなか勇気がいります。

そのような転職者のために、この記事では転職活動時の面接辞退について注意するポイントや失礼にあたらない辞退の理由、さらに面接日当日の辞退や転職エージェント経由の辞退についても解説しています。

すぐに使える辞退メールの例文や電話での会話例も用意したので、ぜひ読んでみてあなたの面接辞退に役立ててください。

面接辞退で注意する5つのポイント

転職の面接辞退については次の5つのポイントを押さえておけば大丈夫です。

• 一刻も早く伝える
• 面接のぶっちは最悪
• 迷うなら面接を受けるべき
• 意外とメールが喜ばれる
• 辞退の詳細は伝えなくてOK

辞退は一刻も早く伝えて無断欠席はNG

まず重要なのは面接辞退を決めたら、一刻も早く応募している企業に伝えることです。
転職面接では現場責任者や役員・社長などが面接を行うのが一般的です。そのため窓口となる人事や採用担当者は社内でスケジュール調整を行っているのです。

辞退することが分かったのなら、出来るだけ早く連絡することがその企業に迷惑をかけないビジネスマナーだと心得てください。連絡をせずに当日面接を無断欠席することは絶対にやめてください。

もし辞退を迷っているなら、面接を受けることをおすすめします。辞退する理由を直接面接で質問できますし、面接慣れにも役立つからです。

辞退はメールで詳細な理由は必要ない

考えた結果、面接を辞退することになった場合は連絡はメールで良いです。
失礼な行為だから電話がよいのでは？と思われますが、すぐに連絡が出来ることに加えて、メールとして残るので後で辞退理由を振り返ることが出来るなど、採用担当者にとっては好ましいのです。

この後すぐに解説しますが、面接辞退の理由については詳細の記載は必要ありません。

失礼にあたらない面接辞退の理由

面接を辞退するうえでは、辞退の理由については悩みどころです。ブラック企業と評判を聞いたので辞退する場合などは、さすがに理由として正直に伝えられないです。

しかし心配はいりません。基本的に面接辞退の理由は詳細は必要ないので、次のように伝えればよいです。

一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

諸事情を鑑み、面接辞退をさせていただきたく、ご連絡いたしました。

他の企業で内定が出た、条件に合わないなど具体的な理由はりません。一身上の都合や諸事情という言葉を使ってください。

面接を辞退するメールの例文

それでは実際に面接辞退をする場合に担当者に送るメールの例文をみてみましょう。

件名：面接辞退のご連絡 転職まなぶ

上記のメール例文なら、宛名と自分の名前、最後の署名さえ変えればすぐに面接辞退メールとして使えます。

書類選考通過時、面接日程確約前後、面接通過時など、どの面接フェーズでも利用できます。

注意点として件名ですが、面接日程の連絡に返信する形でなく、新規メールとして作成し件名の最初に必ず「面接辞退のご連絡」と入れましょう。

これは大量のメールの中から、すぐに面接辞退があることに採用担当者が気付けるようにするためです。

面接を辞退する電話での会話例

次に電話で面接辞退を伝える時の会話例をみてみましょう。

上記は次回の面接日が確定した後の電話連絡です。
選考のどの進み具合でもいえることですが、数多くの転職者に対応している採用担当者にとっては電話口で名前だけ名乗っても、どの転職者か分からない場合があります。

今回の場合は、面接日が確定しているので、その日程含めて辞退することを伝えなければなりません。もし書類選考中の場合は、どの転職サイトから応募したかなどを伝えると良いです。

ちなみに電話での辞退理由は、突っ込まれる可能性もあるので一身上の都合や諸事情以外に辞退の理由を用意しておきましょう。

メールと違って電話では意思疎通のために、臨機応変な対応が必要なこともあるので、なるべくメールにすることが担当者にとっても好ましいです。

面接日当日での辞退はどうする？

意外と多いのが、面接日当日の辞退です。
ドタキャンともいえる当日の辞退については、次のポイントを押さえましょう。

• アポイントの当日キャンセルなので必ず電話連絡
• 理由は体調不良、現職での急な仕事でOK
• 不在時の場合は伝言+メール

まず面接日当日の辞退は、アポイントの当日キャンセルになるので必ず電話をしましょう。

面接辞退の理由は人それぞれですが、当日の急なキャンセルということで、多くの転職者が「体調不良」や「現職での急な仕事」を理由として伝えているのでそれにならうのも良いでしょう。

不在時には電話に出ていただいた方に、当日の面接予定を辞退する旨を伝え、合わせて不在の担当者にもメールを送りましょう。

メールについては、先に記載した面接辞退のメール例文に当日キャンセルと謝罪の旨を付け加えてください。

面接日当日の辞退については次の記事でも解説しているので参考にしてください。

2020-12-09転職での面接日当日のドタキャンに使える会話例＆メール例文

転職エージェント経由での面接辞退は要注意

転職サイトや直接応募と違って、転職エージェントを利用している方は注意が必要です。企業との窓口はエージェントが行っているので次のポイントに気をつけてください。

• 安易な理由や何度も辞退は危険信号
• まずは一度相談してみる
• エージェントが企業に連絡してくれる
• エージェントへの面接辞退の連絡はメール

まずはパートナーである転職エージェントへ相談

企業は優秀な人材を効率的に採用したいため転職エージェントを利用しています。そのため、転職者の面接辞退が何度もおきる転職エージェントは利用されなくなります。

そのため転職エージェントを利用する場合は、安易に何度も面接を辞退することは、転職のパートナーともいえるエージェント自体の信頼を失います。

まずは、転職エージェントに辞退したい理由を正直に伝えて相談してみましょう。応募企業の仕事内容や社内状況などを詳しく知ることで、辞退を考え直すことになる場合もあります。

面接辞退の連絡はエージェントが行う

それでも面接を辞退することを決めたのなら、面接の辞退は転職エージェントに任せましょう。企業に対してエージェントが辞退する旨を伝えてくれます。

間違っても直接企業に連絡はしないようにしましょう。窓口となっているエージェントを飛び越えて企業に連絡することは、ビジネスマナーとして非常識な行為なので注意です。

転職エージェントに送る面接辞退のメール例文

転職エージェントは多いと100人以上の転職者を担当しています。そのため電話でなくメールでの連絡が喜ばれます。

面接の辞退を考えたなら、次のようなメールを転職エージェントに送ってみましょう。
エージェントへの連絡は専用システムの管理画面から送る場合もあるので、普段エージェントと連絡を取っている方法で結構です。

件名：面接辞退のご連絡 転職まなぶ

エージェントなので、企業と違って正直に辞退の理由を伝えてください。

重要な点は、かたくなに辞退したいと伝えるのでなく、理由を正直に伝えたうえで意見が欲しいという姿勢です。

転職エージェントは転職活動において、あなたを支援してくれるパートナーであると認識して接してください。
それが結果として、エージェントを味方につけることにつながり、最終的に満足できる転職につながります。

転職面接の辞退まとめ

転職活動中の面接辞退について解説してきました。最後に内容をまとめます。

• 面接辞退は一刻も早く伝える
• 連絡しない、無断欠席は絶対にやめる
• 面接辞退の連絡はメールにする
• 辞退の理由は諸事情、一身上の都合でOK
• 面接日当日の辞退は必ず電話連絡
• 転職エージェント利用時の面接辞退はまず相談