このページでは転職における面接日の日程変更について解説します。
急用で面接日のリスケや延期などを企業にお願いする場合は、失礼にならないよう配慮する必要があります。
連絡手段はメールか電話なのか？という基本から、すぐに役立つ日程変更のメール例文や会話文まで説明します。
目次
日程変更はメールと電話のどちら？
まず転職面接における日程変更の連絡手段はメールと電話、どちらが好ましいかを考えるべきです。
基本は電話で3日前ならメールも可！
日程変更の連絡における大前提は次のように覚えておいてください。
- 面接の日程変更は電話でおこなう
- メール連絡は最低でも3日前から
こちらの都合での予定変更なので、基本的には電話連絡が失礼にあたらないです。
どうしても現職が忙しく、企業の業務時間内に電話出来ない場合などはメールで連絡しますが、その場合でもメール連絡は面接日の3日前までです。
例えば10日が面接日なら、7日以前ならメール連絡でも良いですが、8日、9日、10日当日での日程変更は電話連絡という具合です。
理由としては予定日が目の前に迫っているため、必ず相手に伝わる電話で行う必要があるからです。
さらに予定日が近づいての急な変更は失礼にあたるため、やはり電話が好ましいからです。
注意点として、電話で日程変更について連絡しても、具体的な日程は電話口でなく後でメールにておこなう場合が多いです。
文書として残す意味が大きく、面接官が複数いる場合に再調整も必要だからです。
もし面接日当日に日程変更をする場合は次のページも参考にしてください。
転職での面接日当日のドタキャンに使える会話例＆メール例文
保守的な企業は電話がよい
いわゆる保守的で礼儀を重んじる企業文化の可能性があるなら、日程変更はメールでなく電話が良いです。
以下に記載した企業群にその傾向があります。
- 老舗企業
- 地方企業
- 製造業・金融業・食品業界
特に地方の老舗企業で製造業・食品系企業の場合は、採用担当者も年配の方が多い可能性があるので電話連絡が良いかもしれません。
2度目の日程変更はNG
日程変更について、1度目は急な予定もあるかもしれませんが、2度目の変更はどうしてもマイナスイメージが大きいです。
あなたのスケジュール調整力に問題ありと判断されるからです。さらに転職エージェントである私の経験上、2回以上日程変更した場合は、先に別の応募者に内定が出て締め切りというパターンが多いです。
もし面接の日程変更を行う場合、事前に有給休暇を取得するなどして次は必ず行ける日程にしておくべきです。
面接の日程変更に使えるメール例文
では具体的な転職面接の日程変更で利用できるメール例文を見てみましょう
件名：×月×日×時の面接日変更のお願い 転職まなぶ
株式会社◯◯
人事部 ▲▲様
大変お世話になっております、転職まなぶです。
この度は面接の日程変更をお願いしたく、ご連絡いたしました。
予定×月×日×時より中途採用面接のお約束をいただきましたが、緊急の顧客対応で貴社にお伺いすることが出来なくなりました。
お忙しいなか申し訳ありませんが、面接日の変更をお願いしたく存じます。
可能であれば下記日程にて、再度ご調整いただけませんでしょうか。
XX月X日（火）15時～※終日可能
XX月X日（木）終日可能
XX月X日（月）10時~16時
一度ご検討いただければ幸いです。
私の都合にて、ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
またメールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
何卒宜しくお願い申し上げます。
————————————————————————–
氏名：転職まなぶ
メールアドレス：xxx@gmail.com
電話番号：080-xxxx-xxxx
〒●●●-●●●●
東京都世田谷区●●1丁目11-1 セントラルコート205号室
————————————————————————–
基本的なポイントは以下です。
- 予定していた面接日と名前を伝える
- 端的に謝罪文を記載
- 理由は現職での急な仕事が使いやすい
- 再調整可能な候補日を最低3つは記載する
数多くの転職者、新卒者を面接している可能性があるので、開始時間含めた面接予定日と名前、中途採用面接であることを伝えます。
謝罪文は、一般的に使われる文章で問題ありません。遠回りに謝罪の文を書くと、内容がしつこく感じられるため端的に謝罪を伝えます。
日程変更の理由については、「現職における急な予定」が万人向けで使いやすいです。
ただ厳密に理由を伝える必要は無いので、理由は書かずに「お伺いすることが難しくなりました。」と記載しても良いです。
メール時には必ず代替候補日を記載しましょう。その際は、日程変更が起こらない確実に訪問できる候補日を提示してください。
面接の日程変更に使える会話例
次に具体的な転職面接の日程変更で利用できる電話での会話例文を見てみましょう。
まなぶ
採用担当者
まなぶ
誠に申し訳ありませんが、面接日時を変更していただくことは可能でしょうか？
採用担当者
まなぶ
採用担当者
まなぶ
それでは失礼いたします。
ポイントとしては下記です。
- メールほど堅い言い回しでなくとも良い
- 時間まで含めた面接日と氏名を伝える
- メールでの証拠を残す
会話なので、メールほど堅い言い回しは必要ありません。電話ということで、焦ってしゃべりすぎないようにしましょう。落ち着いて用件をひとつずつ伝えることを意識しましょう。
メールと同じでまずは、いつ面接をする予定の誰なのかということを伝えます。次に日程変更のお願いとして、許可をとりましょう。
電話口で候補日を聞かれることもありますが、電話の後すぐに候補日をメールで送ると伝えられればスマートです。
口頭での約束の場合、どちらかが聞き間違いや勘違いをするというトラブルが発生します。口頭で時間を確定したとしても確認のメールは送りましょう。
転職面接の日程変更まとめ
一度決めた転職面接日の日程変更について解説してきました。最後に内容をまとめます。
- やはり電話連絡が好ましい
- 3日前までならメールで連絡
- 保守的な企業なら電話がよい
- 2度目の日程変更はNG
- 理由は現職での急用が使いやすい
- 電話の場合は後ほどメールする
- 候補日は最低3つ用意する