転職面接の日程調整メールを解説！返信から希望日連絡まで5つの例文を紹介

この記事では転職面接における日程調整メールについて、返信から希望日連絡、日程変更など5つのパターンについて書き方のポイントと例文をご紹介します。

例文はそのまま使えるように汎用的なテンプレートにしているので、ぜひ活用して企業との日程調整をスムーズに行いましょう。

日程調整メールの書き方のポイント

メールは日常業務でも使用するため、普段のあなたの仕事ぶりが伝わります。
日程調整メールで評価が上がることはありませんが、ビジネスマナー含め連絡メールでつまずくと、悪い印象を与えてしまう可能性があるので注意しましょう。

シチュエーションによって、日程調整メールのポイントは若干違いますが、基本は下記のポイントを押さえておきましょう。

• 基本は即日に返信する
• 面接希望日は最低3案
• 件名に工夫をする
• マナーは押さえつつ用件はシンプルに
• 現在の会社のメールは非常識
• 署名は忘れずに

基本はメールを受け取った即日に返信をこころがけ、遅くとも翌日中には返信を出しましょう。素早く返信すれば、それだけ他の企業側のスケジュールに空きがあるので日程調整がスムーズです。

こちらから希望日を出す場合は、最低3案は面接可能な日程を提示しましょう。

多くの受信メールに埋もれないこと、受け取った担当者が見やすく管理しやすいように件名なども工夫が必要です。

敬語や表現などマナーに気を取られるあまり、メール本文が無駄に長くなると、日程調整という本来の目的に沿わないメールになるのでマナーは押さえつつも内容や用件はシンプルに伝えましょう。

当然のことですが、在職中の転職者は現在の会社のメールアドレスを使用するのは絶対にやめてください。転職活動に職務用のメールを使うと、その時点で不採用になると思ってください。

署名はメールの最後に記載する、氏名、電話番号、メールアドレス、住所などを記載した項目です。読み手が送り主をすぐ判断でき、連絡先がわかるためビジネスメールでは必須の項目です。

多くの方はフリーメールなどプライベートのメールでは署名はつけていないので、忘れないように注意してください。

企業側の候補日から選択して返信する場合

面接の日程調整で最も多いのは、企業側の面接候補日に対して返信するパターンです。
応募書類が通過して面接の連絡メールがくる、一次面接が通過して二次面接の案内メールがくるといった状況です。

では早速、企業に返信するメールの例文をみてみましょう。企業側から書類通過と面接候補日が記載された案内メールに対して返信するという例文です。

件名：Re:一次面接のご案内【株式会社◯◯】

企業側からきた面接候補日から日程を選択して返信するメールのポイントは以下です。

• 本文残しになるようそのまま返信
• 件名もRe:~のままで返信する
• 内容は挨拶、感謝、日程、結び、署名

ビジネス上のメールのやり取りとしては基本ですが、メールの返信は受け取ったメールにそのまま返信して相手側の文面は残す形で返信しましょう。

これは相手側がどのような内容を送ったのか、受け取ったメールと同時に確認ができるようにするためです。

件名もそのまま返信すると、Re:××という形で相手の件名にRe:がつくはずなので、そのままで結構です。

内容としては、名前を名乗ったうえでの挨拶文、面接の案内に対する感謝、選択した日程、最後に締め・結びの文章、自身の連絡先を記載した署名です。

企業側の候補日が合わないため返信で希望日を伝える場合

企業から候補日を提示してもらったが、候補日ではスケジュールが合わない場合、自身の希望日を伝えることになります。具体的なメール例を見てみましょう。

件名：Re:一次面接のご案内【株式会社◯◯】

企業側からきた面接候補日が合わないため返信で希望日を伝えるメールのポイントは以下です。

• 本文残しになるようそのまま返信
• 件名もRe:~のままで返信する
• 内容は挨拶、感謝、謝罪、希望日、結び、署名
• 希望日は最低3案だす
• 終了希望時間を伝えるとわかりやすい
• 理由は現職の都合が使いやすい

送り側の本文を残し、件名もRe:~となるように送ってきたメールをそのまま返信する形にしましょう。

内容については、挨拶・結び・署名とビジネスメールの基本を押さえつつ、面接連絡に対する感謝、日程の都合がつかないことへの謝罪、こちらの希望を伝えます。

希望日は幅を持たせて、最低3案は出しましょう。終了希望時間を明記すると担当者もわかりやすいです。

同日に午前の時間帯と午後の時間帯で空きがある場合などは、1行で記載すると見づらくなるので、時間帯別に行を分けて記載すると見やすくなります。

企業側の時間に合わせられない理由については、単に都合がつかないと伝えても良いですが、現職の都合がどの場面でも使いやすいです。

そもそも採用担当者が面接日程の調整をすることは珍しくないので、失礼だからと無理にスケジュールを合わせる必要はありません。余裕を持って確実に訪問できる希望日を伝えましょう。

土日の面接を希望する場合

どうしても平日の面接が難しい場合には、土日など休日の面接を依頼することも検討できます。

ただ一般的に企業は土日休みが多く、休日出勤での面接に対応できる企業は少ないという認識でいましょう。

それではメール例文を見てみます。

件名：Re:一次面接のご案内【株式会社◯◯】

土日面接の希望を伝えるメールのポイントは以下です。

• 本文残しになるようそのまま返信
• 件名もRe:~のままで返信する
• 内容は挨拶、感謝、謝罪、希望日、結び、署名
• 希望日は最低4案だす
• 土日は終日対応可能にする
• 理由は現職が抜けられない

相手の本文残し、件名はRe:となるようにそのまま返信します。

土日希望の場合は、可能なかぎり土日両方で終日対応可能にしましょう。

そもそも企業側に休日出勤前提で検討してもらっているため、最低限土日のどの時間帯でもあなたが合わせるようにしてください。

理由については、平日の職務で抜けられないという内容が良いでしょう。

ただ、都合がつくなら土日よりも就業時間外の朝や夜のほうが、まだ企業側も調整が付きやすいので一旦そちらを検討することをおすすめします。

平日に面接に行けない転職者については次のページが参考になります。

2020-12-05平日の転職面接に行けない転職者直伝！8つの解決方法

またどうしても土日面接を検討する場合は、次のページも参考にしてください。

2020-12-04転職で土日面接に対する疑問にお答えします！

一度確定した面接日を変更する場合

ここでは、急な用事が入って一度確定した面接日を変更する場合のメールについて解説していきます。早速メール例文を見てみましょう。

件名：×月×日×時の面接日変更のお願い 転職まなぶ

一度確定した面接日を変更するメールのポイントは以下です。

• 基本は電話連絡が好ましい
• 緊急で謝罪の用件のため新規メールを作成
• 件名には予定していた面接日を記載
• 内容は挨拶、感謝、謝罪、希望日、結び、署名
• 希望日は確実に訪問できる3案を提示
• 理由は緊急の職務対応が使いやすい

まず大前提として、確定した面接日の変更については電話連絡が基本と思ってください。

メールの場合は謝罪と緊急のため新規メールにて連絡しましょう。件名もまず日程が目につくようにすると担当者もメールを見てくれやすくなります。

2度目の日程変更が起こらないように、希望日は確実に訪問できる候補日を3案提示しましょう。

理由については、プライベートの用事だとさすがに企業への志望度や常識が疑われますので、緊急の職務対応が使いやすくて良いでしょう。

一度確定した面接日の日程変更については、次のページで詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

2020-12-14一度決めた転職面接日の日程変更のやり方【メール例&会話例付き】

自分から希望日を連絡する場合

あまり無いパターンですが、企業から書類選考通過の連絡に合わせて都合の良い日程をご提示くださいと、あなたの希望日を聞かれるパターンがあります。

また何かしらの理由で、書類選考・面接選考後に、あなたから面接の希望日を伝えることもあります。

そのような自分から希望日を連絡するメール例文を見てみましょう。

件名：Re:一次面接のご案内【株式会社◯◯】

お手数おかけしますが、宜しくお願いいたします。

自分から希望日を連絡するメールのポイントは以下です。

• 本文残しで件名はRe:~にて返信
• 内容は挨拶、感謝、希望日、結び、署名
• 希望日は最低3案提示する
• 希望日は終了希望時間を明記

それまでやり取りしていたメールに返信する形が好ましいです。以前のやり取りがわかるように、相手側の本文を残して、件名はそのままRe:~という形で返信します。

希望日は最低3案提示し、希望終了時間を明記すると、担当者にもわかりやすいです。

転職面接の日程調整メールまとめ

転職面接の日程調整メールについて解説してきました、最後に内容をまとめます。

• 面接案内への返信は即日返信が基本
• 希望日は最低3案提示する
• 件名には面接日や名前等を入れる
• 返信は本文残しと件名Re：~に注意
• マナーを押さえつつ内容はシンプルに
• 現在の会社のメールを使用するのはNG
• 署名は忘れずにつける